I de företag där arbetsgivaren inte har hela överblicken över arbetsmiljön finns behov av att fördela arbetsmiljöuppgifter till chefer och arbetsledning. Detta kallas för uppgiftsfördelning.
Tänk på att arbetsgivarens arbetsmiljöansvar inte kan delegeras, däremot kan själva ansvaret att utföra en arbetsmiljöuppgift fördelas.
Här är tre verktyg som kan hjälpa dig i ditt arbete med uppgiftsfördelning:
Checklista vid uppgiftsfördelning, mall och lista med exempeluppgifter finns i Praktiska hjälpmedel.
I ett företag med 10 eller fler anställda ska en uppgiftsfördelning alltid vara skriftlig. För företag med färre än 10 anställda är det inget krav, men däremot en rekommendation att oavsett antal anställda ha uppgiftsfördelningen skriftlig.
Innan uppgiftsfördelning, kontrollera:
- Behovet – behöver arbetsuppgiften verkligen fördelas?
- Kunskapen – har den som ska ta emot uppgiften tillräcklig kunskap?
- Befogenheter – har den som ska ta emot uppgiften självständig ställning samt rätt att fatta beslut och vidta åtgärder?
- Resurser – har den som ska ta emot uppgiften tid, ekonomiska medel och möjlighet?
Uppgiftsfördelningen ska innefatta dessa delar:
- Ansvar – vem har fått uppgiften och vad ska göras?
- Befogenheter – tydliggör hur långt befogenheterna sträcker sig.
- Resurser – vilka resurser personen har. Finns tid, möjlighet att göra inköp?
- Returnering – möjligheten att skriftligt lämna tillbaka ansvaret att utföra den fördelade arbetsmiljöuppgiften.
- Ersättare – vem tar över uppgiften när den som fått uppgiften inte är tillgänglig, till exempel ledig eller sjukskriven?