Till grund för arbetsmiljöarbetet ligger arbetsmiljölagen vars syfte är att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att även i övrigt uppnå en god arbetsmiljö. Arbetsmiljölagen är övergripande och föreskrifterna beskriver i detalj hur företaget ska arbeta för att uppnå en god arbetsmiljö.
Det är arbetsgivaren som är ytterst ansvarig för arbetsmiljön. Arbetsgivaren ska skapa förutsättningar för en bra arbetsmiljö i samverkan med behörigt utsett skyddsombud samt övriga arbetstagare.
Nedan följer information om innehållet i föreskriften Systematiskt arbetsmiljöarbete, paragraf för paragraf.
Beskrivning av SAM, tillämpningsområde och definition
Beskrivning
Genom ett systematiskt arbetsmiljöarbete kan ni upptäcka risker innan en olycka eller ett tillbud har hänt, i stället för att göra åtgärder i efterhand. Med hjälp av systematiken kan ni upptäcka vad som är viktigt för medarbetarnas hälsa och tydligt se vilka åtgärder som kan hjälpa.
1 § Tillämpningsområde
Föreskriften gäller för alla arbetsplatser oavsett bransch eller hur många anställda företaget har. Den gäller även för alla anställningsformer och inhyrd arbetskraft.
2 § Definition
I föreskriften definieras systematiskt arbetsmiljöarbete på följande sätt: med systematiskt arbetsmiljöarbete menas i dessa föreskrifter arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås.
Naturlig del i verksamheten, medverkan, arbetsmiljöpolicy och rutiner
3 § Naturlig del i verksamheten
Arbetsmiljöarbetet bör vara en naturlig del av arbetet/verksamheten. Det innebär att det inte räcker med att fylla en pärm med dokument där det står hur företaget ska sköta arbetsmiljöarbetet, utan arbetsmiljön måste dagligen, i alla beslut, tas i beaktning. Det finns många olika faktorer som påverkar. Det kan vara fysiska, såsom buller och belysning men också organisatoriska, såsom hög arbetsbelastning. Det är därför viktigt att i allt som görs ställa sig frågan ”Hur påverkar detta arbetsmiljön?”.
4 § Medverkan
Arbetsmiljöarbetet ska ske i samverkan med behörigt utsett skyddsombud och med möjlighet till medverkan av övriga arbetstagare. Alla arbetstagare ska delta i det dagliga arbetsmiljöarbetet genom att till exempel rapportera arbetsmiljörisker, ge förslag på åtgärder och följa de framtagna rutiner som finns på arbetsplatsen. För att alla ska kunna vara delaktiga är det lämpligt att arbetsmiljöfrågor diskuteras på exempelvis personalmöten och medarbetarsamtal. Behörigt utsett skyddsombud eller annan representant som företräder arbetstagarna ska ha tillräckligt med tid och kompetens för att sköta uppdraget.
5 § Arbetsmiljöpolicy och rutiner
För ett företag med färre än 10 anställda finns inga krav på skriftlig arbetsmiljöpolicy eller skriftliga rutiner, men det är en stark rekommendation eftersom det underlättar arbetsmiljöarbetet. Det ger er även en fördel vid inspektion från Arbetsmiljöverket. För ett företag med 10 anställda eller fler krävs en skriftlig arbetsmiljöpolicy och skriftliga rutiner.
Arbetsmiljöpolicy
Att göra en arbetsmiljöpolicy innebär att i samverkan komma överens om hur företaget vill att arbetsförhållandena ska se ut på sikt.
Arbetsmiljöpolicyn kan innehålla allmänna målsättningar som handlar om arbetsmiljön, till exempel att företaget vill öka trivseln på jobbet och att de anställda har möjlighet att påverka sin arbetsmiljö.
Det är också bra om policyn innehåller konkreta mål som kan följas upp. Det kan till exempel vara att regelbundet mäta stressnivån hos arbetstagarna på företaget eller ha regler för hur ofta skyddsronder ska genomföras.
Arbetsmiljöpolicyn ska revideras vid behov, till exempel vid den årliga genomgången.
Rutiner
Det ska finnas rutiner som beskriver hur företagets arbetsmiljöarbete ska gå till. Det ska även finnas rutiner för hur företaget arbetar med verksamhetens risker. Rutiner ska vara framtagna i samverkan.
En rutin ska innehålla:
- vad som ska göras
- hur det ska göras
- när det ska göras
- vem som ansvarar
- vilka som medverkar.
Det är viktigt att alla anställda har kännedom om företagets rutiner och att de följs.
Rutiner är ett verktyg för att få in arbetsmiljöarbetet som en naturlig del i det dagliga arbetet.
Uppgiftsfördelning och kunskaper
6 § Uppgiftsfördelning och arbetsgivarens kunskaper
Arbetsgivare kan fördela uppgifterna i verksamheten till en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare för att uppnå en tillfredställande arbetsmiljö och förebygga risker i arbetet.
Om en uppgiftsfördelning har tagits fram i ett företag med 10 eller fler anställda ska uppgiftsfördelningen alltid vara skriftlig.
För företag med färre än 10 anställda är det inget krav att en uppgiftsfördelning ska vara skriftlig. En rekommendation är att oavsett antal anställda alltid ha uppgiftsfördelningen skriftlig.
Det är viktigt att arbetsgivare och chefer har tillräckliga kunskaper för att klara av sina tilldelade arbetsmiljöuppgifter. De ska ha grundläggande kunskaper om bland annat arbetsmiljölagen, systematiskt arbetsmiljöarbete och de föreskrifter som gäller för den egna verksamheten.
Finns otillräcklig kunskap och kompetens för arbetsmiljöuppgiften ska arbetsgivaren ta hjälp av företagshälsovården eller annan sakkunnig kompetens.
Innan uppgiftsfördelning, kontrollera detta:
- Behovet – behöver arbetsuppgiften verkligen fördelas?
- Kunskapen – har den som ska ta emot uppgiften tillräcklig kunskap?
- Befogenheter – har den som ska ta emot uppgiften självständig ställning samt rätt att fatta beslut och vidta åtgärder?
- Resurser – har den som ska ta emot uppgiften tid, ekonomiska medel och möjlighet?
Uppgiftsfördelningen ska innefatta dessa delar:
- Ansvar – vem har fått uppgiften och vad ska göras?
- Befogenheter – tydliggör hur långt befogenheterna sträcker sig.
- Resurser – vilka resurser personen har. Finns tid, möjlighet att göra inköp?
- Returnering – möjligheten att skriftligt lämna tillbaka arbetsmiljöansvaret till närmaste chef om det inte går att uppfylla ansvaret för uppgiften. Det kan bero på att befogenheter eller resurser inte längre finns för uppgiften.
- Ersättare – vem tar över uppgiften när den som fått uppgiften inte är tillgänglig, till exempel ledig eller sjukskriven?
Ett arbetsmiljöansvar kan inte delegeras, endast ansvaret att utföra en arbetsmiljöuppgift. Därför är det olämpligt att använda uttrycket delegera ansvar.
7 § Arbetstagarens kunskaper
Det är arbetsgivarens ansvar att arbetstagare har tillräckliga kunskaper för att klara av sina arbetsuppgifter. Arbetstagare ska ha grundläggande kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet för att ohälsa och olycksfall ska förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås.
Skriftliga instruktioner
Finns allvarliga risker i arbetet ska det finnas skriftliga instruktioner för ett säkert arbetssätt.
Instruktionerna ska finnas tillgängliga på arbetsplatsen och vara lätta att förstå för alla berörda arbetstagare. Arbetsgivaren ska följa upp att samtliga berörda arbetstagare förstår innebörden. Skriftliga instruktioner kan gärna kombineras med till exempel samtal, foton, symboler, illustrationer och filmer för att fungera för arbetstagare med olika förutsättningar.
Introduktion
En bra introduktion av nyanställda är viktigt för att ge arbetstagaren den kunskap som behövs för ett säkert arbete. Introduktionen ska ges så tidigt som möjligt och anpassas för arbetstagare med olika förutsättningar.
Introduktionen ska bland annat innehålla:
- de egna arbetsuppgifternas innehåll och utförande.
- vilka risker som finns i arbetet.
- åtgärder för att minska riskerna.
- vilken skyddsutrustning som ska användas.
- genomgång av tekniska hjälpmedel.
- metoder för att främja en bra arbetsmiljö.
- det egna ansvaret i företagets systematiska arbetsmiljöarbete.
- vem arbetstagaren ska vända sig till när det gäller arbetsmiljön.
Riskbedömning, åtgärder och uppföljning
8 § Riskbedöma
Undersöka
Att ta reda på hur arbetsmiljön ser ut är en grundförutsättning för arbetsmiljöarbetet. Att undersöka innebär att identifiera vilka riskkällor och brister som finns i verksamheten. Riskkällor är faktorer som kan leda till risk för ohälsa eller olycksfall. Undersökningen ska omfatta alla fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön.
Riskbedömningar ska även göras vid förändringar i verksamheten. Exempel på förändringar i verksamheten är personalförändringar, nya arbetstider eller arbetsmetoder, organisationsförändringar, om- och nybyggnation samt ny arbetsutrustning.
Bra underlag för att identifiera riskkällor är:
- avvikelse och tillbudsrapportering.
- sammanställning och utredning av olyckor, ohälsa och allvarliga tillbud.
- statistik över sjukfrånvaro.
- statistik över arbetsskador inom samma bransch.
- säkerhetsdatablad för kemiska produkter.
- arbetsmiljöverkets föreskrifter och publikationer.
Exempel på vanliga metoder för att undersöka arbetsmiljön är skyddsronder, medarbetarenkäter, medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar, personalmöten och tekniska mätningar (t.ex. buller, ljus, och ventilation)
Bedöma risker
För bedömningen är det viktigt att arbetsgivaren gör den i samverkan med behörigt utsett skyddsombud och arbetstagarna som har kunskap om det aktuella arbetet.
Riskbedömningar ska alltid vara skriftliga, även i mindre företag.
När riskkällorna har identifierats ska de bedömas för att ta reda på hur farliga eller allvarliga de är. Det görs genom att väga samman hur ofta risken inträffar (sannolikheten) och hur stor skada den kan ge om den inträffar (konsekvensen).
Frågor att besvara:
- Hur troligt är det att någon blir sjuk eller skadas?
- Hur ofta kan det hända?
- Hur stor kan skadan bli?
En riskmatris/risktrappa kan vara ett bra verktyg vid riskbedömning och den illustrerar hur allvarlig risken bedöms vara. Rött visar allvarliga risker, orange visar mindre men vanliga risker i verksamheten och grönt visar riskkällor med låg risk.
9 § Utreda
Olyckor och ohälsa ska utredas och orsakerna åtgärdas för att förebygga och förhindra att fler skadas eller drabbas av ohälsa. Utredningen ska dokumenteras skriftligt.
En utredning ska göras direkt efter att en arbetstagare har blivit sjuk på grund av sitt arbete eller om en arbetsplatsolycka eller ett tillbud har inträffat.
Frågor att besvara:
- Vad hände?
- Var hände det?
- Vilka var med?
- Vad hände innan?
- Varför hände det?
- Hur hade vi kunnat förhindra det som hände?
- Vad kan vi göra så att det inte händer igen?
Skriv en kort rapport som beskriver det som hände och informera behörigt utsett skyddsombud och alla på arbetsplatsen om det som hänt.
10 § Åtgärda och följa upp
Åtgärda
Risker och brister ska alltid åtgärdas så snart det är praktiskt möjligt. Om det inte går att genomföra åtgärderna omedelbart ska de föras in i en skriftlig handlingsplan.
I handlingsplanen ska det framgå:
- vad som ska göras
- när åtgärderna ska vara genomförda
- vem som är ansvarig.
När arbetet med att åtgärda risker inleds ska de allvarligaste riskerna åtgärdas först.
Åtgärdstrappan är en prioriteringsordning som beskriver hur risken ska åtgärdas.
Åtgärdstrappan
- I första hand: eliminera risken.
- I andra hand: begränsa risken.
- I sista hand: skydda arbetstagarna mot risken genom att använda personlig skyddsutrustning.
Ett riskfyllt arbete behöver eventuellt avbrytas eller omorganiseras i väntan på att en långsiktig åtgärd genomförs. Om allvarliga risker inte helt kan elimineras ska det finnas skriftliga instruktioner om hur arbetstagarna ska arbeta för att undvika risken.
Följa upp
En arbetsmiljöfråga kan inte läggas åt sidan förrän en beslutad åtgärd är genomförd och har följts upp.
- Gav åtgärden det resultat ni tänkt er?
- Krävs det kompletterande åtgärder?
- Medförde åtgärden några nya risker som ni inte tänkte på då beslutet om åtgärden fattades?
Arbetsgivaren ansvarar för att ta fram åtgärder och handlingsplaner samt att följa upp åtgärderna. Arbetet ska ske i samverkan med behörigt utsett skyddsombud och arbetstagarna.
11§ Årlig uppföljning
För att kontrollera att ert systematiska arbetsmiljöarbete fungerar bra ska det ses över minst en gång om året. Det kallas för årlig uppföljning. I den uppföljningen ska ni kontrollera att alla arbetsmiljöaktiviteter är genomförda och fungerar som det är tänkt. Det som inte fungerar ska rättas till. Det är även bra att fundera över hur arbetsmiljöarbetet kan utvecklas och bli ännu bättre. På så sätt kan det systematiska arbetsmiljöarbetet hållas levande och aktuellt.
Arbetsgivaren ansvarar för att genomföra den årliga uppföljningen och den ska göras i samverkan med behörigt utsett skyddsombud och arbetstagarna.
För ett företag med 10 anställda eller fler krävs alltid skriftlig dokumentation av den årliga uppföljningen.
För ett företag med färre än 10 anställda finns inga krav på skriftlig dokumentation av den årliga uppföljningen, men det är en stark rekommendation. Det underlättar arbetsmiljöarbetet och är en fördel vid inspektion av Arbetsmiljöverket.
Företagshälsovård eller annan sakkunnig hjälp
12§ Företagshälsovård
Anlita företagshälsovård
Företagshälsovård är företag som består av oberoende expertresurser inom arbetsmiljö, arbetsanpassning och rehabilitering. Företagshälsovården arbetar särskilt för att förebygga och undanröja hälsorisker på arbetsplatser. De kan anlitas när kompetensen inom den egna verksamheten inte räcker för systematiskt arbetsmiljöarbete, arbetsanpassning eller rehabilitering.
Företagshälsovården kan hjälpa till med fysiska, organisatoriska, sociala eller medicinska frågor.
Exempel på uppgifter:
- skriva policys och rutiner.
- medverka vid skyddsronder, riskbedömningar och framtagande av åtgärder.
- individuellt stöd till arbetsgivare och arbetstagare, exempelvis krisstöd.
- utföra mätningar för exempelvis buller, vibrationer och kemiska risker.
- medicinska kontroller.
- medarbetarundersökningar.
Genom att anlita företagshälsovårdens experter får ni en oberoendes synpunkter på ert arbetsmiljöarbete.
Annan sakkunnig hjälp
När kompetensen inom den egna verksamheten inte räcker för systematiskt arbetsmiljöarbete, arbetsanpassning eller rehabilitering behöver ni som företag inte alltid anlita företagshälsovården för att få stöd. Ni kan i stället anlita annan fristående extern expertresurs inom arbetsmiljö, arbetsanpassning och rehabilitering. Det kallas för att anlita annan sakkunnig hjälp. Se exemplen ovan i stycket om företagshälsovård.
Exempel på extern resurs kan vara någon av dessa:
- Arbetsmiljöingenjör
- Beteendevetare
- Psykolog, läkare, sjuksköterska
- Ergonom
- Transports regionala skyddsombud
När företaget anlitar företagshälsovård, eller motsvarande sakkunnig hjälp, ska den vara av tillräcklig omfattning, ha tillräcklig kompetens och tillräckliga resurser.
Friskfaktorer och positiv skyddsrond
Följande avsnitt finns inte beskrivet i föreskriften men på allt fler arbetsplatser tas även främjande arbetssätt upp som fokuserar på friskfaktorer i stället för riskfaktorer.
Friskfaktorer
Att tänka främjande och inte enbart se till risker i arbetsmiljöarbetet börjar få genomslag i arbetsmiljöarbetet. Det betyder att uppmärksamma vad som får oss att må bra på arbetsplatsen. Friskfaktorer innebär att företaget utgår från det som är bra på arbetsplatsen istället för att bara fokusera på problem. Genom att utgå från det som gör att personal/arbetstagaren fungerar optimalt, ökar arbetslusten och hälsan förbättras.
Positiv skyddsrond
Positiv skyddsrond innebär att systematiskt undersöka vad som får oss att må bra på jobbet. När företaget kommer längre i sitt arbetsmiljöarbete kan detta vara nästa steg att ta. Ett första steg kan vara att ta upp en diskussion på medarbetarsamtalet kring vad som får dig att må bra på jobbet.