OSA-guiden, organisatorisk & social arbetsmiljö

OSA

Organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA)

För att förebygga ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling ska du som arbetsgivare som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet arbeta med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, OSA. Det styrs av Arbetsmiljöverkets regelverk.

Tillsammans på företaget ska ni sätta upp mål för en god organisatorisk och social arbetsmiljö. Om det finns fler än 10 arbetstagare i företaget måste ni dokumentera målen. Detta kan med fördel inkluderas i företagets arbetsmiljöpolicy. Förslag på arbetsmiljöpolicy finns i TYAs SAM-guide.

Du och ditt behörigt utsedda skyddsombud ska undersöka vilka risker som finns, bedöma hur allvarliga de är, åtgärda dem och följa upp. Precis som ni ska göra med den fysiska arbetsmiljön. Ni ska i samverkan regelbundet se över hur det är på er arbetsplats när det gäller:

den organisatoriska arbetsmiljön; ledning och styrning, kommunikation, delaktighet, handlingsutrymme, arbetsfördelning och balans mellan krav och resurser.
den sociala arbetsmiljön; det sociala samspelet, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor.

OSA består av tre huvudområden:

Arbetsbelastning
Ohälsosam arbetsbelastning uppstår när kraven under en längre tid överstiger resurserna, till exempel tid och/eller kunskap.
När en obalans är så långvarig att det blir svårt för arbetstagare att återhämta sig tillräckligt, kan konsekvensen bli allvarlig.
Arbetstid
Förläggning av arbetstid som ökar risken för ohälsosam arbetsbelastning är till exempel delade arbetspass, mycket övertid, långa arbetspass, och krav på att vara ständigt nåbar.
Kränkande särbehandling
Kränkande särbehandling betyder handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa, eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap.Alla företag ska ha en policy och en handlingsplan för att hantera kränkande särbehandling.

Läs mer i avsnitt Fördjupning.

Arbetet med OSA ska vara en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet och vår OSA-guide kan vara ett stöd för dig som ska arbeta med OSA i ert företag.

Kom ihåg

Samverkan är grunden i allt arbetsmiljöarbete!

Skriv ut

Företagets OSA

Checklistor för att kartlägga företagets rutiner gällande den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Handlingsplan för fortsatt arbete med åtgärder och uppföljning.

Med hjälp av dessa fyra checklistor kan ni på företaget kartlägga hur ni arbetar med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön:

Checklista – Organisatorisk och social arbetsmiljö
Checklista – Arbetsbelastning
Checklista – Arbetstid
Checklista – Kränkande särbehandling
Handlingsplan – OSA

Kom ihåg att samverkan är grunden i allt arbetsmiljöarbete!

Introduktion till checklistorna

Det finns tre olikfärgade svarsalternativ för att underlätta överblick och tydlighet när ni går igenom svaren:

Grönt:  Fungerar  bra
Orange:  Åtgärda
Rött:  Åtgärda direkt

Varje checklista har en introduktion med råd om hur ni kan förbereda, genomföra och följa upp kartläggningen. På checklistorna finns det också utrymme att lägga till frågor som är viktiga för just ert företag och vid varje fråga finns extra plats för att skriva ner kommentarer. Kommentarerna kan sedan användas som en grund när ni skriver er handlingsplan med mål och åtgärder. Till detta kan ni använda Handlingsplan – OSA. Tänk på att använda en extern resurs, till exempel företagshälsovården, för de frågor som ni själva inte kan hantera.

Introduktion till Handlingsplan

Börja med att beskriva problemet som behöver åtgärdas. Kryssa i läge orange eller röd, beskriv åtgärden som ska göras, fyll i namn på person som är ansvarig för åtgärden, datum för när åtgärden ska vara slutförd, uppföljningsdatum och signera när åtgärden är slutförd.

Tänk på att samverkan är viktig och att alla som skriver under handlingsplanen ska medverka i processen!

Skriv ut

Arbetstagarens OSA

Checklista, mall för sammanställning och handlingsplan för medarbetarundersökning gällande den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

När ni på företaget ska undersöka hur individer och arbetsgrupper mår kan ni använda checklistan Checklista – nuläge medarbetare/arbetsgrupp.

Introduktion till checklistan

Checklistan har tre fokusområden;

Arbetsbelastning
Arbetstid
Kränkande särbehandling

Ni väljer om ni vill undersöka ett eller alla tre fokusområden vid samma tillfälle.

Det finns fem olika svarsalternativ där 1 innebär ”stämmer inte alls” och 5 innebär ”stämmer helt”.

Ni kan även välja om undersökningen ska genomföras enskilt eller i grupp.

Efter undersökningen för ni över resultatet i en riskbedömning/sammanställning och skriver in det som behöver åtgärdas i en handlingsplan.

Riskbedömning/sammanställning

Handlingsplan – OSA

Medarbetarundersökningar ska  ske regelbundet.

Skriv ut

Policy, rutiner och instruktioner vid tillbud

Information om policy och rutin för kränkande särbehandling. Instruktioner och tillbudsrapportering för respektive OSA-område.

Enligt föreskriften Organisatorisk och social arbetsmiljö ska arbetsgivaren klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten, detta görs lämpligen i en policy. Arbetsgivarens ska även ha en rutin för hantering av kränkande särbehandling. Det är också viktigt att arbetstagare har möjligt att rapportera tillbud gällande arbetsbelastning och arbetstid samt möjlighet att anmäla kränkande särbehandling.

För mer information om tillbud gällande fysisk arbetsmiljö gå till Tillbud och olycksfall på TYAs hemsida.

Kränkande särbehandling – policy, rutin, instruktion och anmälan

Arbetsgivare ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten. Det görs lämpligen i en policy vilken ska vara känd för alla i verksamheten. Det finns även krav på en rutin gällande kränkande särbehandling. Rutinen ska beskriva:

Vem som tar emot anmälan
Vad som händer med informationen
Vad mottagaren ska göra
Hur och var den utsatte snabbt får stöd

En instruktion ger mer detaljerad praktisk vägledning än en rutin.

Nedan finns förslag på policy, rutin, instruktion samt en blankett för anmälan färdiga att använda.

Färdiga mallar:

Policy – Kränkande särbehandling

Rutin – Kränkande särbehandling

Instruktion vid anmälan eller signal – Kränkande särbehandling

Anmälan om kränkande särbehandling

Arbetsbelastning och arbetstid – instruktioner och tillbudsrapportering

Ett problem eller en situation som är eller kan leda till en hälsorisk på en arbetsplats, ett tillbud, ska utredas och undersökas. Det gäller alla situationer även de som är kopplande till arbetsbelastning och arbetstid.

Instruktioner

Ett tillbud eller signal från arbetstagare om en situation som kan leda till en hälsorisk på arbetsplatsen ska utredas. En instruktion underlättar och ger praktisk vägledning. Nedan finns färdiga förslag på instruktioner att använda.

Instruktion vid anmälan eller signal – Arbetsbelastning

Instruktion vid anmälan eller signal – Arbetstid

Tillbudsrapportering

Ett tillbud eller signal från arbetstagare om en situation som kan leda till en hälsorisk på arbetsplatsen ska rapporteras. Nedan finns färdigt förslag på tillbudsrapport att använda.

Tillbudrapport gällande arbetstid och arbetsbelastning

Skriv ut

Praktiska hjälpmedel

Här finns OSA-guidens hjälpmedel för att dokumentera och arbeta med företagets organisatoriska och sociala arbetsmiljö.

För att ta del av OSA-guidens hjälpmedel behöver du ha ett lösenord. Om du inte redan har ett lösenord beställer du det i TYAs webbshop.

Få en överblick över ditt företags organisatoriska och sociala arbetsmiljöarbete, gör OSA-kollen.

Hjälpmedel för det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) finns i TYAs SAM-guide.

Hjälpmedlen är i form av pdf-filer som är bäst att öppna med Acrobat reader.

Policys, mallar och rutiner

Policy – Kränkande särbehandling Arbetsgivare ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten. Policyn ska vara känd för alla i verksamheten. Här finns ett förslag på hur en policy kan utformas.

Rutin – Kränkande särbehandling Blankett färdig att använda. Ni behöver endast
lägga in ert eget företagsnamn i dokumentet och
vilka stödfunktioner just ni har.

Instruktion vid anmälan eller signal – Arbetstid Ett problem eller en situation som är,
eller kan leda till, en hälsorisk på en arbetsplats ska
utredas och undersökas. I vårt förslag får du som
uppgiftsfördelad chef vägledning.

Instruktion vid anmälan eller signal – Arbetsbelastning Ett problem
eller en situation som är, eller kan leda till, en
hälsorisk på en arbetsplats ska utredas och
undersökas. I vårt förslag får du som uppgiftsfördelad
chef vägledning.

Instruktion vid anmälan eller signal – Kränkande särbehandling Arbetsgivare
är skyldiga att agera omedelbart efter kännedom
om att kränkande särbehandling förekommer.
I vårt förslag får du som uppgiftsfördelad chef
vägledning.

Tillbudsrapport gällande arbetstid och arbetsbelastning
Precis som med fysiska
tillbud ska även tillbud kopplade till OSA anmälas.

Anmälan om kränkande särbehandling
Uppstår en situation vilken uppfattas som
kränkande ska den anmälas.

Checklistor

Checklistor som ni även hittar på andra platser i TYAs OSA-guide.

Checklista – Organisatorisk och sociala arbetsmiljöFör mer information gå till avsnittet Företagets OSA

Checklista – ArbetsbelastningFör mer information gå till avsnittet Företagets OSA

Checklista – ArbetstidFör mer information gå till avsnittet Företagets OSA

Checklista – Kränkande särbehandling För mer information gå till avsnittet Företagets OSA

Checklista – Nuläge medarbetare/arbetsgrupp Checklista gällande arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling. För mer information gå till avsnittet Arbetstagarens OSA

Riskbedömning/sammanställning Blankett för att sammanställa resultat av Nuläge medarbetare/arbetsgrupp. För mer information gå till avsnittet Arbetstagarens OSA

Handlingsplan – OSA För mer information gå till avsnittet Företagets OSA

Övriga hjälpmedel

Stödfrågor till medarbetarsamtal Här finner ni förslag på frågor som kan användas för att lyfta frågor kring organisatorisk och social arbetsmiljö vid ett medarbetarsamtal.

Presentation som förklarar OSA – organisatorisk och social arbetsmiljö Den här presentationen kan användas på till exempel en arbetsplatsträff för att informera om bakgrunden till föreskriften Organisatorisk och social arbetsmiljö samt vad den innehåller.

Talarmanus till presentation Här hittar du stöd i form av talarmanus till presentationen som förklarar OSA.

Skriv ut

Fördjupning

Organisatorisk och social arbetsmiljö: Vad är det och hur gör man?

I samverkan med skyddsombud och anställda måste du som arbetsgivare se till att ingen i din verksamhet drabbas av ohälsosam arbetsbelastning eller kränkande särbehandling. Detta arbete ska vara en del i det vanliga systematiska arbetsmiljöarbetet, vilket Arbetsmiljöverket kräver i sina föreskrifter om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (OSA), AFS 2015:4.

Anmälningar om arbetssjukdom på grund av psykisk ohälsa har ökat. Några exempel på orsaker är för mycket arbete, för hög arbetstakt och problem i relationer på arbetsplatsen såsom samarbetsproblem, konflikter och trakasserier.

Detta är bakgrunden till OSA-föreskriften som du måste följa på samma sätt som andra föreskrifter så som till exempel kemiska arbetsmiljörisker och buller.

Tidigare talades det om psykosocial arbetsmiljö. Men individens psyke kan du som arbetsgivare inte påverka. Därför talar man idag om OSA.

Den organisatoriska arbetsmiljön handlar bland annat om:
- Hur gör du när du leder, styr och fördelar arbetsuppgifter?
- Hur ser det ut för medarbetarna med balansen mellan krav, resurser, ansvar och stöd?
- Hur är det med medarbetarnas delaktighet?
- Här kommunicerar ni på arbetsplatsen?
Den sociala arbetsmiljön handlar bland annat om:
- Hur fungerar samarbetet och det sociala samspelet i verksamheten?
- Hur du som chef och kollega kan ge socialt stöd?

Fördjupa dig mer

Balans mellan krav och resurser i arbetet

Enligt föreskriften ska du som arbetsgivare, i samverkan med skyddsombud och anställda, se till att det finns en balans mellan de krav som arbetet ställer på medarbetarna, och de resurser som de har tillgång till (9 §).

Krav:
- Hur omfattande och svårt är arbetet?
- Hur fysiskt och känslomässigt belastande är det?
- Hur mycket tid har medarbetarna på sig för att utföra sina uppgifter?
Resurser:
- Vilka arbetsmetoder och arbetsredskap har medarbetarna tillgång till?
- Vilka kunskaper har medarbetarna – behöver de lära sig mer för att klara kraven?
- Hur ser det ut med bemanning, är den tillräcklig?
- Har de anställda det stöd från arbetskamrater och chefer som behövs?
- Finns det ett eget handlingsutrymme för medarbetarna?
- Har de tillräckligt med pauser för återhämtning?

Det är oundvikligt att det blir körigt ibland. Ohälsosam arbetsbelastning uppstår först när kraven på dina medarbetare är mer än tillfälligt större än deras resurser.

Det är allvarligt när en obalans är så långvarig att det blir svårt för medarbetarna att återhämta sig tillräckligt.

Vikten av tydlighet

Risken för ohälsosam arbetsbelastning ökar när medarbetarna i tillräcklig utsträckning inte känner till vilka förutsättningar som gäller för arbetet. Som arbetsgivare måste du vara tydlig med följande (10 §):

Det måste vara helt klart för medarbetarna vilka deras arbetsuppgifter är och vem som ska göra vad.
Medarbetarna måste veta vilket resultat deras arbete förväntas ge. Om tiden inte räcker till för att utföra alla arbetsuppgifter inom en viss tidsram måste de få veta vilka uppgifter som ska prioriteras.
Om medarbetarna behöver hjälp och stöd ska det vara tydligt vem de kan vända sig till.

Starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter

Risken för ohälsosam arbetsbelastning ökar om en medarbetare har starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter. (11 §).

Ett exempel på det är när en lastbilsförare eller en anställd på en bensinstation utsätts för hot, våld eller rån. Ett annat exempel är när en taxiförare utsätts för vrede och missnöje från en kund, eller en bärgare som kommer till en svår trafikolycka. Ytterligare exempel är om en anställd råkar ut för konflikter med kunder i sitt arbete.

I samverkan med skyddsombud och anställda måste du som chef se till att både du och medarbetarna vet vilka starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter som kan finnas i verksamheten. Dels för att kunna förebygga dem och dels för att hantera dem när de uppstår.

Ni måste också ha rutiner för åtgärder och stöd om något starkt psykiskt påfrestande inträffar. Och alla ska ha möjlighet, tid och tillfälle, att berätta om de starka psykiska påfrestningar de har i sitt arbete.

Förläggning av arbetstid

Förläggningen av arbetstid påverkar risken för ohälsosam arbetsbelastning (12 §).

Enligt OSA–föreskriften ska du som arbetsgivare sträva efter att förlägga arbetstiden så att det innebär minsta möjliga risk för att medarbetarna utsätts för ohälsosam arbetsbelastning. Det ska vara en del i verksamhetens arbetsmiljöarbete och det ska ske i samverkan med skyddsombud och anställda.

Nattarbete och mycket tidiga morgnar är oundvikliga för vissa yrkesgrupper. Det innebär alltid en belastning för hälsan. Därför är det viktigt med skiftscheman som ger de bästa möjligheterna till återhämtning. Om detta finns mycket kunskap byggd på forskning.

Andra former av arbetstid som ökar risken för ohälsosam arbetsbelastning är delade arbetspass, mycket övertid, långa arbetspass, och krav på att vara ständigt nåbar.

Ibland kan medarbetare föredra en arbetstidsförläggning som exempelvis ger längre sammanhängande ledighet men som på sikt innebär en ökad hälsorisk. Som chef måste du då stå för scheman som innebär en mindre risk – även om de berörda vid tillfället inte uppskattar detta. Men du behöver förstås förklara vilka långsiktiga risker som de annars skulle utsättas för.

Förebygga och hantera kränkande särbehandling

Som arbetsgivare måste du göra klart att det är oacceptabelt med ”handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa, eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap” (13 §).

I OSA-föreskrifterna kallas detta för kränkande särbehandling. Till vardags talar man om mobbning. I samverkan med skyddsombud och anställda måste du som chef förebygga det. Det görs som en del i det vanliga arbetsmiljöarbetet genom att ta itu med faktorer som kan ligga bakom den kränkande särbehandlingen. Exempel på faktorer kan vara: missnöje och konflikter som har sin grund i arbetsbelastningen och fördelningen av arbetsuppgifter, dåliga förutsättningar för samarbete, förändringar som skapar motsättningar samt konkurrens mellan olika grupper eller konflikter mellan medarbetare.

Chefer och medarbetare ska tillsammans ta fram en särskild policy om kränkande särbehandling och om hur man bemöter och uppträder mot varandra.

Det måste också finnas en beredskap för att hantera kränkande särbehandling om den inträffar trots förebyggande åtgärder (14 §). Detta kräver rutiner som skyddsombud har varit med om att ta fram och som alla känner till.

Exempel:

Vem tar emot information om att det pågår kränkande särbehandling i verksamheten?
Vad händer med den informationen?
Vad ska den som tar emot informationen göra, idag och under tiden som följer närmast?
Hur och var får utsatta omedelbar hjälp och stöd, utan något dröjsmål?

Ibland kan du som chef behöva ta hjälp av utomstående experter – inte minst för att utreda vad som hänt.

Kunskap och dokumentation

Alla chefer måste ha kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling (6 §).
Tillsammans med skyddsombud och medarbetare måste du sätta upp mål för en god organisatorisk och social arbetsmiljö, för att främja hälsa, och öka förmågan att motverka ohälsa (7 §).
Om det finns fler än 10 arbetstagare i företaget måste ni dokumentera målen (8 §).

Alla paragrafhänvisningar kommer från AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö.

Friskfaktorer och positiv skyddsrond

Följande avsnitt finns inte beskrivet i föreskriften men på allt fler arbetsplatser tas även främjande arbetssätt upp som fokuserar på friskfaktorer i stället för riskfaktorer.

Friskfaktorer

Att tänka främjande och inte enbart se till risker i arbetsmiljöarbetet börjar få genomslag i arbetsmiljöarbetet. Friskfaktorer innebär att företaget utgår från det som är bra på arbetsplatsen istället för att bara fokusera på problem. Genom att utgå från det som gör att personal/arbetstagaren fungerar optimalt, ökar arbetslusten och hälsan förbättras.

Positiv skyddsrond

Positiv skyddsrond innebär att systematiskt undersöka vad som får oss att må bra på jobbet. När företaget kommer längre i sitt arbetsmiljöarbete kan detta vara nästa steg att ta. Ett sätt kan vara att ta upp en diskussion på medarbetarsamtalet kring vad som får dig att må bra på jobbet.

Skriv ut

Kurser

Förslag på kurser kopplade till ämnet Organisatorisk och social arbetsmiljö.

I listan hittar du våra kurser kopplade till ämnet Organisatorisk och social arbetsmiljö.

Organisatorisk och social arbetsmiljö, OSA – för dig som vill lära dig grunder för att arbeta med organisatorisk och social arbetsmiljö i samverkan – du bör gå den här kursen.
Hot och våld på jobbet – vänder sig till dig som vill lära dig mer om säkerhetsaspekter i vardagen och hur du kan bidra till att en besvärlig situation inte förvärras.
Riskhantering – innehåller bland annat praktiska övningar i att identifiera svåra situationer och fungerande metoder, mental förberedelse och vardagstaktik. Exempel från verkligheten ges.
PAM Flyg, PAM Landtransport, PAM Petroleum, PAM Hamn och Stuveri – (PAM-Praktisk arbetsmiljöutbildning), vänder sig till dig som arbetar med arbetsmiljöfrågor och vill bli mer kompetent i att omsätta lagar och regler som styr arbetsmiljön i det dagliga arbetet. Kursen är en grundutbildning i arbetsmiljö. Primärt vänder den sig till skyddsombud utsedda av Transportarbetareförbundet samt tjänstemän och arbetsledare med arbetsuppgifter som rör de kollektivanställdas arbetsmiljö på TYA-anslutna företag.

Skriv ut

Länkar

Bra länkar för dig som vill läsa mer

I listan hittar du webbsidor som är kopplade till ämnet Organisatorisk och social arbetsmiljö.

Se alla inriktingar

Skriv ut

Så här använder du OSA-guiden

OSA

Företagets OSA

Arbetstagarens OSA

Policy, rutiner och instruktioner vid tillbud

Praktiska hjälpmedel

Fördjupning

Kurser

Länkar

Snabbkollen

Kan ni svara Ja på dessa frågor har ni ett fungerande OSA-arbete, om inte finner ni hjälp för OSA-arbetet på övriga sidor i TYAs OSA-guide.

Del 1 - OSA

Del 2 - Kunskaper

Del 3 - Policy kränkande särbehandling

Del 4 - Rutiner

Dela

OSA

OSA består av tre huvudområden:

Kom ihåg

Företagets OSA

Introduktion till checklistorna

Arbetstagarens OSA

Checklista, mall för sammanställning och handlingsplan för medarbetarundersökning gällande den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

Introduktion till checklistan

Policy, rutiner och instruktioner vid tillbud

Tillbudsrapportering

Praktiska hjälpmedel

Policys, mallar och rutiner

Checklistor

Övriga hjälpmedel

Fördjupning

Fördjupa dig mer

Balans mellan krav och resurser i arbetet

Vikten av tydlighet

Starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter

Förläggning av arbetstid

Förebygga och hantera kränkande särbehandling

Kunskap och dokumentation

Friskfaktorer och positiv skyddsrond

Kurser

Länkar

Checklista, mall för sammanställning och handlingsplan för medarbetarundersökning gällande den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.